¿Cómo sé quién me debe? Cobros y deudas de alumnos de pádel
Sabés quién te debe si anotás cada deuda con su fecha de vencimiento y la marcás como cobrada el día que te pagan: lo que sigue sin cobrar es lo que te deben, y el vencimiento te dice desde cuándo. Con esa base, alcanza con repasar las deudas vencidas una vez por semana y mandarle a cada alumno un recordatorio corto por WhatsApp. En PadelClass, la app para profes y escuelas de pádel, la lista de deudas sale sobre todo de los planes que les cargás a tus alumnos y está incluida desde Esencial, el plan de $ 14.000 por mes.
¿Qué conviene anotar de cada cobro?
Cada vez que un alumno te paga, anotalo en el momento, antes de la clase siguiente. Son cuatro datos:
- Quién pagó y cuánto.
- Qué paga: la mensualidad, un pack de clases o una clase suelta.
- Qué día entró la plata.
- El medio: efectivo, transferencia o tarjeta.
Anotar el medio te ahorra dudas. Una transferencia por alias o CBU llega a nombre del titular de la cuenta, y a veces es el padre o la pareja del alumno. El efectivo no deja ningún registro. Si anotás todo en el momento, a fin de mes no tenés que reconstruir nada mirando el home banking.
¿Cómo sé qué me deben y desde cuándo?
Anotá la deuda el mismo día que acordás el pack o la mensualidad, aunque todavía no hayas cobrado. Ponele el monto y una fecha de vencimiento, por ejemplo el día que arranca.
Así cada deuda está en uno de dos estados: pendiente, si el vencimiento todavía no llegó, o vencida, si ya pasó. Lo que te deben es la suma de todo lo que no está cobrado. Mirá primero lo vencido, empezando por lo más viejo.
Si hoy llevás las cuentas en una planilla o en un cuaderno, te sirve la comparación entre planilla, cuaderno, WhatsApp y una app de gestión.
¿Cada cuánto reviso las deudas y cómo se las recuerdo?
Elegí un momento fijo de la semana, por ejemplo el lunes después de la última clase, y repasá solo las deudas vencidas. Para cada una, mandá un mensaje corto por WhatsApp que diga qué quedó pendiente y cuánto. Con el monto escrito, el alumno te puede transferir sin preguntarte cuánto era.
¿Cómo registro un cobro en PadelClass?
Tus alumnos te pagan como siempre y vos registrás el cobro en la app. La deuda sale del plan: cuando le cargás a un alumno su mensualidad, su pack o una clase suelta, PadelClass te pregunta «¿Ya te pagó?». Si contestás «Sí, ya me pagó», elegís cómo te pagó (efectivo, tarjeta o transferencia) y el cobro queda registrado. Si contestás «Todavía no», queda una deuda por el precio del plan, que vence el día que el plan empieza.
La renovación automática existe solo en las mensualidades. Si la prendés, la app no te ofrece «Sí, ya me pagó»: la mensualidad nace como deuda aunque ya te hayan pagado, y la cobrás después con «Cobrar». Cada mes nuevo que crea la app también nace como deuda.
Para un movimiento que no sale de ningún plan, en Pagos tenés el «Ajuste manual», donde lo anotás como cobrado o como deuda.
Para cobrar una deuda tocás «Cobrar» en Pagos o en la tarjeta del plan, o «Marcar cobrado» en la pantalla Hoy y en el Cierre del día. Aparece el monto con los tres medios de pago. Tocás el que corresponde y el cobro queda registrado, sin otra confirmación.
Si te equivocaste, tenés «Deshacer» unos segundos en pantalla y también en Pagos, en la fila del cobro que registraste en la app. Al deshacerlo, la deuda vuelve a quedar abierta.
Cada cobro salda la deuda entera: PadelClass no registra pagos parciales de una misma deuda.
¿Dónde veo quién me debe, cuánto y desde cuándo?
En la pantalla Pagos. Arriba tenés tres totales que también funcionan como filtros: Cobrado, Pendiente y Vencido. El filtro «Por cobrar» junta las pendientes y las vencidas. Cada deuda muestra el alumno, qué paga, el monto, la fecha de vencimiento y los botones «Recordar» y «Cobrar». Si la fecha ya pasó, aparece en rojo.
También lo ves en otras pantallas:
- En la pantalla Hoy, la tarjeta «Por cobrar» muestra el total y a cuántos alumnos les falta pagar.
- En Planes, el filtro «Para cobrar» junta los planes con deuda, y cada tarjeta dice «Debe» con el monto.
- En la ficha del alumno ves su plan y si está pendiente de pago.
- Después de tu última clase, el Cierre del día te muestra los cobros vencidos o que vencen hoy y que no registraste. Desde ahí cobrás cada uno o le mandás el recordatorio al alumno. Si lo posponés, se corre el aviso, pero la deuda sigue a la vista en Pagos y en la ficha del alumno.
¿Cómo le recuerdo a un alumno que me debe?
Tocás «Recordar» en la deuda, o «Recordar por WhatsApp» en la tarjeta del plan, y se abre una vista previa del mensaje. El mensaje que viene armado saluda al alumno por su nombre y le recuerda qué quedó pendiente y el monto. Lo podés cambiar antes de mandarlo. Después tocás «Abrir WhatsApp» y se abre el chat con ese alumno con el texto listo: lo revisás y lo enviás vos, porque PadelClass no manda mensajes por su cuenta. Si el teléfono del alumno no sirve para WhatsApp, copiás el mensaje y lo mandás a mano.
¿Cuánto llevo cobrado este mes?
En Reportes, la tarjeta «Cobrado mes» suma lo que cobraste en el mes y lo compara con el mes anterior. Cada cobro cuenta en la fecha en que lo registraste, que es el día en que tocás el medio de pago. Si un alumno te pagó el 30 y lo registrás el 2, ese cobro cuenta para el mes siguiente. Por eso conviene registrarlo el mismo día que te pagan.
En la misma pantalla ves «Por cobrar» y «Vencido», con la cantidad de deudores. Eso está en todos los planes.
En Pro y Academia, Reportes suma la sección «Deudores & Cobranzas», con esto:
- La deuda total, agrupada por antigüedad.
- Un ranking de deudores, con días de atraso y nivel de riesgo.
- El botón «Cobrar todo», que registra todas las deudas de un alumno con un solo medio de pago.
En esos dos planes también le podés preguntar «¿quién me debe?» a Paddy, el asistente de la app, que está en versión preliminar y se va habilitando cuenta por cuenta.
¿Qué plan de PadelClass necesito para llevar los cobros?
Cobros, deudas, recordatorios por WhatsApp, los números del mes y la lista de lo que te deben (en Pagos, con la cantidad de deudores en Reportes) vienen en Esencial: $ 14.000 por mes, hasta 15 alumnos activos. La antigüedad de la deuda y el nivel de riesgo de cada deudor llegan con Pro: $ 26.600 por mes, hasta 40 alumnos activos. Academia incluye todo lo de Pro: $ 42.000 por mes, hasta 150 alumnos activos. Los precios son en pesos argentinos.
En Esencial, Pagos te muestra los cobros más recientes y todas las deudas, sin importar su antigüedad. Los cobros anteriores quedan guardados, y Pro y Academia te muestran más historial.
Para una vista general de la app, leé qué es PadelClass y para quién es. La prueba gratis dura 7 días y trae las funciones de Academia. No te pide tarjeta. Te da tiempo de cargar tus alumnos y ver tus deudas reales antes de elegir. Los planes y la prueba están en la página de PadelClass.